SES-imagotag transforme l’expérience de ses employés grâce à ServiceNow

SES-imagotag avait besoin d’automatiser du cycle de vie administratif dans un contexte de forte croissance à l’international. Grâce aux solutions de workflow de ServiceNow, SES-imagotag a gagné en efficacité et en qualité de service des collaborateurs.

Gérer le cycle de vie administratif des employés

SES-imagotag a développé la plateforme VUSION (Cloud Retail IoT) afin d’aider les commerçants à transformer leurs magasins physiques en de véritables actifs digitaux, fortement automatisés, pilotés par la donnée, et connectés en temps réel aux fournisseurs et aux consommateurs. Les étiquettes de prix électroniques VUSION améliorent l’agilité, la précision et l’exactitude des prix, tout en assurant une synchronisation omnicanale de ceux-ci, de l’information produit et des campagnes marketing. La plateforme développée par SES-imagotag permet aussi d’optimiser la préparation de commandes et le réassort en magasin. VUSION libère également le personnel en rayon des tâches fastidieuses à faible valeur ajoutée, lui permettant de se concentrer sur le service client et le merchandising.

VUSION connecte les magasins au cloud, offrant ainsi une information fiable et en temps réel sur la disponibilité des produits et leur localisation, tout en permettant de réduire les stocks, d’éviter les ruptures et le gaspillage, et de respecter les plans merchandising. Enfin, VUSION apporte aux consommateurs une information plus complète du produit, contenant des données nutritionnelles et de traçabilité, ainsi qu’une expérience d’achat fluide grâce aux fonctionnalités de recherche produit, de guidage en magasin et de paiement aux caisses automatiques.

Du fait de l’hyper-croissance que connaît SES depuis plusieurs années, et de son implantation régulière dans de nombreux pays, la circulation de l’information au niveau RH était freinée tant par la paperasserie que par des outils informatiques hétérogènes et peu performants. En conséquence, dès 2018, la société se met en quête d’une solution couvrant les principaux évènements du cycle de vie administratif d’un employé (l’accueil, les départs et les évolutions de carrière) et permettant de dialoguer efficacement avec le service IT et Facility Management.

Le worflow d’intégration du nouveau collaborateur permet de digitaliser l’ensemble des étapes contractuelles et de constitution du dossier d’embauche, puis de lui attribuer automatiquement tout le matériel, tous les services, tous les accès dont il aura besoin, en intégrant son manager et son HR Business Partner dans un workflow unique. Ceci permet au nouveau collaborateur de démarrer à son poste sans délai dès le premier jour, laissant la possibilité à son manager et son HR Business Partner de se concentrer sur sa bonne intégration. Les départs sont quant à eux gérés grâce à des actions de décommissionnement automatisées qui veillent à la synchronisation de l’ensemble des systèmes (Organigramme, Outlook, CRM, ERP, Paie). Les évolutions de carrières en interne combinent les deux scénarios précédents (gestion du départ d’une entité X du groupe SES-imagotag et arrivée dans une entité Y).

Pour François Jonvaux, Global Application Manager au sein de SES-imagotag : « Après avoir repéré plusieurs prestataires et suivi les recommandations du cabinet Gartner, nous avons sélectionné ServiceNow, seule société capable de répondre à nos besoins, sous la forme d’une plateforme SaaS dans le cloud, tout en respectant nos exigences de sécurité autour des données RH et IT, et compatible avec DocuSign pour la signature électronique ».

Une solution de bout en bout

Aujourd’hui, quand le service RH gère le recrutement d’un candidat pour un poste en Allemagne par exemple, il déclenche un workflow via le tableau de bord de la solution HR Service Delivery de ServiceNow.

Ce dernier comprend des applications clés pour gérer les collaborateurs, leur donner accès à des services, obtenir l’approbation du futur manager, du candidat, du HR Business Partner… Le processus d'approvisionnement de fourniture se déclenche en parallèle, c’est-à-dire qu’une demande est envoyée d’une part au service de maintenance de SES-imagotag afin de préparer un PC et un téléphone, et d'autre part aux services de maintenance pour l’attribution d’un bureau, d’un badge et mettre à disposition une voiture de fonction le cas échéant… De plus, l’application HR Service Delivery génère automatiquement un accès à un compte ERP, à un compte CRM, à des logiciels tiers pour le nouvel embauché en fonction des droits accordés et de ses missions.

Désormais, l’entreprise dispose d’un outil de référence recensant la totalité des collaborateurs de l’entreprise et d’une source fiable pour les applications critiques. « Auparavant, ces informations étaient soit dispersées dans différents systèmes, soit disponibles uniquement sous Excel. Nous avons largement gagné en productivité », précise François Jonvaux.

Le principal avantage de la solution de ServiceNow réside dans la connexion de tous les workflows à un dispositif unique. Plus besoin d’alterner entre plusieurs applications qui nécessitent le plus souvent des adaptations ou du développement spécifique. De plus, tous les documents RH sont compatibles avec la signature électronique, grâce au couplage des outils de ServiceNow avec la solution DocuSign.

Avant, le HR Business Partner perdait beaucoup de temps à attendre le retour du contrat d’un futur collaborateur. Les solutions de ServiceNow reliées à DocuSign ont permis de réduire ce délai de signature, tout en donnant une image positive et digitale de l’entreprise. Le nombre d’échanges par email a été grandement réduit, améliorant la traçabilité et le contrôle des actions a posteriori.

Aujourd’hui, SES-imagotag est prête à faire face à sa croissance grâce à sa plateforme collaborative devenue un point d’entrée quotidien pour les collaborateurs.